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档案工作者如何在企业发展中有所作为

档案工作者如何在企业发展中有所作为

          --读《小红的兰台奇遇记》有感

张艳馨


    在国际档案理事会确定的第11个国际档案日(2018年6月9日)之际,我有幸结识了《小红的兰台奇遇记》,如获至宝。

    《小红的兰台奇遇记》全书采用漫画形式,潜移默化的向广大读者展现了档案基础知识、档案人员日常工作和档案服务趣事等。此书简明易懂、活泼生动、寓教于乐,使得广大民众更加接地气的关注档案、了解档案知识,进而走进档案。

    于我而言,《小红的兰台奇遇记》不仅是一本介绍档案知识的漫画书籍,更是一本激励档案工作者如何在企业发展中有所作为的启迪宝典。如果没有档案,企业的历史将失去凭证而变为传说或野史;如果没有发挥档案的价值,所谓的档案也将变为一堆废纸或杂物被丢弃。许是档案机构自身的滞后性和封闭性,制约其社会地位和公众形象,因此,档案部门在许多企业成为历次被“冲击”的对象。如今,面对社会跨越式发展,《小红的兰台奇缘》这类型书籍进入大众视野,小红的“兰台精神”也值得每一个档案工作者借鉴。如何将“死档案”转变成“活信息”、“档案库”变成“思想库”,如何发挥档案的最大利用价值,如何让档案工作者在企业发展中有所作为,是我们档案工作面临的新挑战。


一、提高素质,理清家底是企业档案利用的基础。

    如同小红一般,如果不学习档案专业知识、不迅速摸清档案家底,何谈档案查阅利用?何谈档案创造价值?专业决定标准、素质提升水平。学习新时代档案专业知识、档案互联网+等知识迫在眉睫。作为企业档案工作者,每年必要的档案知识进修、档案专业网站的浏览、档案论坛的深入挖掘是新时代有别于过去书本式档案知识学习的新兴打开方式。与时俱进的学习方能不被企业发展击垮。而档案工作作为服务企业发展的必要项目,虽不直接产生经济效益,却无法弃之。作为档案工作人员,应把档案家底整理清楚,如数家珍般爱护档案。根据企业自身的特点,从国家大的思路及企业小的视角,参照整理规则,短时间内迅速摸清企业档案类别并分门别类整理归档,形成企业殷实的档案“家底”。而后,一个系统的、完整的档案全宗框架在心中,档案查阅利用时候自然不会慌张。


二、开拓思路,主动服务是档案价值发挥的关键。

    小红理清村级档案室资料后,并没有坐以待毙等待利用者上门查档。而是主动的编研档案,希望档案不是沉睡的资料。映射到企业档案工作者身上,开拓档案管理思路,主动提供服务是实现档案价值的关键所在。如今,档案事业的发展已经进入了自媒体档案时代。档案管理需创新,不能仅停留在档案的收集、整理和保管层面,而应该把重心转移至为提升企业核心竞争力服务上,具体到档案工作,就是以档案编研及档案信息深度挖掘等为重点,主动提供档案服务。比如,建筑类施工企业,查档较多的要数项目类相关资料,作业此类企业档案工作者,可根据单位特点,编制工程项目简介,使得使用者系统的了解企业所属工程名称、规模、性质、用途等信息;编制专题汇编,如项目政策汇编、港口工程汇编等,主动提供给工程部门用作参考;编制手册,如工程主要参数表、设备主要手册等,提供第一手详实的原始数据,帮助决策部门选择仪器设备;再从小的角度入手,可将常用资料归档单独成册,如中标通知书、项目合同书、交(竣)工验收证书等资料单独汇编成册,方便经营部门查阅业绩使用。开拓思路不仅是提供档案原件供使用,更在于对档案资料的挖掘和整合,形成二次、三次文献方便直接借鉴使用。主动服务才是档案工作价值的关键。


三、王婆卖瓜,学会宣传是档案工作创新的亮点。

    小红的档案经历告诉我们:档案室不发挥作用,那就形同虚设。聪明的小红采取走乡访问、发放传单、宣传广播等形式,使村民们了解并使用档案。这是王婆卖瓜、自我宣传的好途径。目前,我国的档案事业虽历经几次国际档案日的宣传进入人们的视野,但使用档案率依然较低,档案工作者价值并未充分凸显。要使这座拥有企业信息宝藏的地方摆脱 “石室金匮”“秘密典籍”的神秘面纱而发挥最大的服务价值,作为新时代档案工作者,需要具有 “王婆卖瓜、自卖自夸、自我宣传”的精神。借助新时代互联网+模式等自媒体方式,利用企业网站开设档案历史专栏、利用企业微信公众号、微博等开设档案专题宣传、适时的发布企业的大事记等历史讯息,吸引企业职工的注意力。从小角度出发,在企业档案栏目可采取“微内容,原帖图”的宣传模式来推送企业档案信息资源,将企业发展的热点事件有关的档案信息进行简要通俗的编研,同时配以与热点事件有关的档案原件信息等挂出,积少成多,起到潜移默化的档案宣传作用。近年来,国家也大力支持档案信息的开发宣传,如中央电视的《档案》栏目、央视《历史传奇》、湖南卫视《大揭秘》、爱奇艺《晓松奇谈》等各类纪实节目,就是通过讲故事的方式向社会大众传播档案知识,产生了较好的档案宣传作用。新时代企业档案工作者尽可以学习这些先进的方法,从小事做事,一点一滴宣传档案,充分发挥兰台人的价值,为企业谋发展。


    档案工作不是一项一蹴而就的工作,而是需要广大兰台人驰而不息的奋斗下去。在一次档案培训中,老师说了这么一段话:“档案工作是维护历史真实面貌,功在当代、利在千秋的重要事业;档案部门虽是个有责无权的部门,但也承担了为党管档、为国守史的重要责任。”于我而言,虽没有那么高的政治高度,但也对枯燥冷清的档案工作甘之如饴。档案这个大宝藏也需要我们用青春的热情去坚守,于平凡的工作岗位上做出不平凡的业绩来!这或许就是兰台人默默付出、兼具兰台责任与情怀的全部意义。

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